Payfit espace RH : connexion et gestion de la paie
En bref
Payfit est un logiciel RH et paie en ligne conçu pour les PME françaises de 1 à 200 salariés. Depuis l'espace RH sur payfit.com, vous gérez fiches de paie, déclarations DSN, congés et notes de frais. Cet article détaille son fonctionnement, ses fonctionnalités, ses tarifs et ses alternatives.
Gérer la paie d'une PME sans logiciel dédié, c'est chronophage, risqué et source d'erreurs coûteuses. Payfit a été fondé en 2015 à Paris avec une ambition claire : automatiser l'ensemble du cycle de paie pour les entreprises comptant jusqu'à 200 salariés. Aujourd'hui présent en France, en Espagne, en Allemagne et au Royaume-Uni, le logiciel traite chaque mois des millions de bulletins de salaire.
L'espace RH de Payfit centralise tout ce dont un employeur ou un responsable des ressources humaines a besoin au quotidien : édition automatisée des fiches de paie, transmission des déclarations sociales nominatives (DSN) à l'URSSAF, gestion des congés et des absences, suivi des notes de frais et accès en temps réel aux indicateurs RH. Les salariés disposent, de leur côté, d'un espace personnel pour consulter leurs bulletins dématérialisés et poser leurs congés sans formulaire papier.
Qu'est-ce que Payfit espace RH et comment ça marche ?
Payfit est un logiciel SaaS (Software as a Service) 100 % cloud, accessible depuis n'importe quel navigateur sur payfit.com. Il n'y a rien à installer : vous vous connectez avec votre adresse e-mail et votre mot de passe, ou via une authentification unique (SSO) Google ou Microsoft.
Le principe est simple : à chaque fin de mois, Payfit calcule automatiquement les bulletins de salaire de vos collaborateurs en tenant compte des variables saisies (heures supplémentaires, absences, primes, etc.) et des paramètres de votre convention collective. Le logiciel génère ensuite la déclaration sociale nominative (DSN) et la transmet directement aux organismes concernés (URSSAF, caisses de retraite, prévoyance), sans que vous ayez à intervenir.
Un espace pour l'employeur, un espace pour le salarié
L'espace RH, réservé aux gestionnaires, donne accès à l'ensemble des paramètres de paie, à l'historique des bulletins et aux outils de pilotage RH. L'espace salarié, accessible via le même site ou l'application mobile Payfit, permet à chaque employé de :
- Consulter et télécharger ses bulletins de paie dématérialisés
- Poser des demandes de congés et suivre leur solde
- Soumettre des notes de frais avec justificatifs
- Signer électroniquement certains documents RH
Connexion et accès
La connexion à Payfit espace RH s'effectue sur payfit.com → bouton « Se connecter ». Vous entrez votre e-mail professionnel, puis votre mot de passe, ou vous utilisez le SSO Google/Microsoft si votre entreprise l'a activé. En cas d'oubli du mot de passe, le lien « Mot de passe oublié » de la page de connexion vous permet de le réinitialiser par e-mail.
Fonctionnalités de Payfit espace RH
Gestion de la paie et DSN automatiques
C'est le cœur de Payfit. Le logiciel calcule les cotisations sociales (patronales et salariales) en appliquant automatiquement la convention collective de votre secteur et les taux en vigueur. Chaque mois, la DSN est générée et transmise sans intervention manuelle. En cas de modification législative (nouveau taux URSSAF, changement du SMIC), Payfit met à jour ses algorithmes et vous avertit.
Gestion des congés et absences
Depuis l'espace RH, vous définissez les règles d'acquisition des congés (CP légaux, RTT, congés conventionnels) et vous validez ou refusez les demandes de vos salariés en quelques clics. Les absences (maladie, AT, maternité) sont saisies directement et déduites automatiquement du bulletin du mois.
Notes de frais
Les salariés photographient leurs justificatifs depuis l'application mobile et les soumettent pour validation. L'employeur vérifie, approuve et le remboursement est intégré au bulletin de paie suivant ou traité en virement séparé.
Contrats de travail et documents RH
Payfit propose des modèles de contrats de travail (CDI, CDD, temps partiel) personnalisables. Les documents sont signés électroniquement et conservés dans l'espace documentaire.
Espace salarié intégré
Chaque employé accède à un portail individuel : bulletins de paie dématérialisés, solde de congés, notes de frais, documents contractuels. Cela réduit les sollicitations vers les RH pour des questions administratives récurrentes.
Simulations et pilotage RH
Payfit permet de simuler l'impact d'une augmentation, d'une prime ou d'un changement de statut avant de l'appliquer. Des tableaux de bord synthétisent la masse salariale, les absences et l'évolution des effectifs.
Intégrations comptables
Payfit s'intègre nativement avec Pennylane et Xero, et exporte les journaux de paie au format FEC ou CSV pour tous les autres logiciels. Pour les déclarations auprès des organismes sociaux, consultez également notre guide sur Net-Entreprises connexion DSN.
Coûts et tarifs de Payfit
Payfit fonctionne sur un modèle d'abonnement mensuel par salarié. Les tarifs exacts sont communiqués sur devis, mais les fourchettes généralement observées sont les suivantes :
| Taille de l'entreprise | Coût indicatif par salarié/mois |
|---|---|
| 1 à 9 salariés | 15 à 25 € / salarié |
| 10 à 50 salariés | 10 à 20 € / salarié |
| 50 à 200 salariés | Tarif négocié sur devis |
À ce coût s'ajoute parfois un forfait d'onboarding (migration des données depuis votre ancien logiciel ou depuis Excel). Certains modules optionnels (notes de frais avancées, gestion des temps et activités) peuvent être facturés en supplément.
Bon à savoir
Payfit propose une période d'essai ou une démonstration gratuite sur demande. C'est l'occasion de vérifier que le logiciel prend bien en charge votre convention collective avant de signer.
Le coût de Payfit doit être mis en regard du temps économisé sur la paie et du risque de pénalités URSSAF évité. Pour une PME de 20 salariés, l'abonnement représente souvent moins qu'une journée de travail externalisée.
Cadre réglementaire : qui supervise la paie en France ?
La gestion de la paie en France est encadrée par le Code du travail et contrôlée par plusieurs organismes :
- L'URSSAF collecte les cotisations sociales (patronales et salariales) via la DSN, transmise chaque mois au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant selon la taille de l'entreprise.
- Les caisses de retraite complémentaire (Agirc-Arrco) reçoivent également les données via la DSN.
- La DGFiP (impôts) reçoit les données nécessaires au Prélèvement à la Source (PAS), intégré dans la DSN depuis 2019.
Payfit gère l'ensemble de ces flux déclaratifs. Pour les employeurs qui gèrent aussi directement leurs obligations auprès de l'URSSAF, notre guide France Travail espace employeur peut être utile en complément.
Responsabilité de l’employeur
Même en utilisant un logiciel comme Payfit, l'employeur reste juridiquement responsable de l'exactitude des données saisies (salaires, heures, absences). En cas d'erreur dans les variables transmises à Payfit, le redressement URSSAF est à la charge de l'entreprise.
Alternatives à Payfit
Selon la taille de votre entreprise et vos besoins, d'autres solutions méritent d'être comparées :
- Silae : logiciel de paie historique, puissant et très utilisé par les cabinets comptables. Plus complexe à prendre en main que Payfit, mais adapté aux PME avec des conventions collectives atypiques.
- Lucca : suite RH modulaire (congés, notes de frais, entretiens) qui peut être associée à Silae pour la paie. Pertinent si vous cherchez avant tout un outil RH complet.
- Factorial : solution RH et paie tout-en-un, positionnée sur les PME et ETI. Interface moderne, bonne intégration avec d'autres outils SaaS.
- ADP : solution internationale, robuste, adaptée aux entreprises de plus grande taille ou à celles qui ont des filiales à l'étranger. Pour l’usage salarié, consultez notre guide d’accès aux bulletins de paie ADP.
- Cegid : acteur historique français, présent sur les marchés PME et grande entreprise, avec des modules RH et paie intégrés à l'ERP.
Le choix entre ces solutions dépend de la taille de votre effectif, de la complexité de vos conventions collectives, du niveau d'autonomie souhaité vis-à-vis de votre expert-comptable et du budget alloué.
Questions fréquentes
Qui peut utiliser Payfit espace RH ?
Payfit s'adresse aux PME françaises comptant entre 1 et 200 salariés environ. L'espace RH est accessible aux dirigeants, DRH et gestionnaires de paie. Chaque salarié dispose également d'un espace personnel pour consulter ses bulletins de salaire, poser des congés et soumettre des notes de frais sans passer par les ressources humaines.
Payfit remplace-t-il un expert-comptable ?
Non, Payfit ne remplace pas un expert-comptable. Le logiciel automatise l'édition des fiches de paie et les déclarations DSN, mais ne conseille pas sur la stratégie fiscale ou juridique. En revanche, il s'intègre nativement à Pennylane et Xero pour faciliter le travail de votre cabinet comptable chaque mois.
Comment se connecter à Payfit espace RH pour la première fois ?
Lors de l'inscription, vous recevez un e-mail d'activation avec un lien pour créer votre mot de passe. Connectez-vous ensuite sur payfit.com avec votre adresse e-mail professionnelle et votre mot de passe. Vous pouvez aussi vous authentifier via votre compte Google ou Microsoft (SSO). Si vous êtes rattaché à une entreprise existante, demandez une invitation à votre administrateur Payfit.
Quels formats d’export Payfit propose-t-il pour la comptabilité ?
Payfit permet d'exporter les données de paie en fichiers compatibles avec les principaux logiciels comptables : journal de paie au format FEC, export CSV des écritures, et intégration native avec Pennylane et Xero. Ces exports sont disponibles chaque mois depuis votre espace RH, dans la section Comptabilité.
Payfit est-il conforme à la réglementation française sur la paie ?
Oui. Payfit met à jour automatiquement ses calculs en fonction des évolutions légales : revalorisation du SMIC, nouvelles conventions collectives, modifications des taux de cotisations URSSAF. La conformité est un argument central du logiciel, qui garantit que chaque DSN est transmise dans les délais réglementaires et que les bulletins respectent la législation en vigueur.
