Klesia espace entreprise : connexion et gestion

Pour des milliers d'employeurs français, Klesia est l'interlocuteur incontournable en matière de protection sociale des salariés. Ce groupe paritaire, né en 2013 de la fusion de Cria Retraite et de Vauban Humanis, gère la retraite complémentaire Agirc-Arrco ainsi que des contrats de prévoyance et de santé complémentaire pour les entreprises des secteurs qu'il couvre. L'affiliation à Klesia n'est pas un choix : elle est imposée par la convention collective de branche applicable à votre entreprise.

L'espace employeur Klesia, accessible depuis klesia.fr, centralise l'ensemble des démarches administratives liées à vos salariés : déclaration des effectifs, paiement des cotisations, téléchargement des certificats, gestion des arrêts de travail et des dossiers de prévoyance. Cet espace dématérialisé vise à remplacer progressivement les échanges papier et à simplifier la relation entre l'employeur et l'organisme.

Ce guide vous explique ce qu'est Klesia, comment vous connecter à l'espace entreprise, quelles démarches vous pouvez y effectuer, et quelles alternatives existent si votre convention collective vous oriente vers un autre organisme.

Qu'est-ce que Klesia et comment ça marche

Klesia est un groupe de protection sociale paritaire, c'est-à-dire une institution gérée conjointement par des représentants des employeurs et des syndicats de salariés des branches professionnelles concernées. Ce modèle de gouvernance est caractéristique du système français de protection sociale complémentaire.

Le groupe Klesia est structuré autour de plusieurs entités :

• Klesia ARRCO : institution de retraite complémentaire pour les salariés non-cadres
• Klesia AGIRC : institution de retraite complémentaire pour les cadres
• Klesia Prévoyance : contrats collectifs de prévoyance (décès, incapacité, invalidité)
• Klesia Santé : contrats collectifs de complémentaire santé

Depuis la réforme Agirc-Arrco de 2019, les deux régimes ont fusionné en un régime unique géré par les groupes de protection sociale agréés par l'Agirc-Arrco, dont Klesia fait partie. En pratique, vous versez vos cotisations à Klesia, qui les reverse au régime Agirc-Arrco et gère les points retraite de vos salariés.

Le fonctionnement est le suivant : chaque trimestre (ou chaque mois pour les grandes entreprises), vous déclarez vos effectifs et les rémunérations correspondantes via l'espace employeur ou la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Klesia calcule les cotisations dues, émet un appel de fonds et encaisse le règlement.

Les contrats et garanties Klesia pour les entreprises

Au-delà de la retraite complémentaire obligatoire, Klesia propose une gamme de contrats collectifs que les entreprises peuvent souscrire pour leurs salariés.

Retraite complémentaire Agirc-Arrco

C'est le cœur de métier de Klesia. Tout employeur des branches couvertes verse des cotisations calculées sur les salaires bruts, selon des taux définis par l'Agirc-Arrco. Ces cotisations génèrent des points retraite pour chaque salarié, qui les convertira en rente lors de son départ à la retraite. En tant qu'employeur, vous n'avez pas le choix de l'organisme : c'est votre convention collective qui désigne Klesia.

Prévoyance collective

La prévoyance couvre les salariés en cas d'accident de la vie : arrêt de travail (incapacité temporaire), invalidité permanente ou décès. Les contrats Klesia Prévoyance garantissent le versement d'indemnités complémentaires aux indemnités journalières de la Sécurité sociale, ainsi qu'un capital décès aux ayants droit. Certaines branches rendent la prévoyance obligatoire ; dans d'autres, elle est optionnelle mais fortement recommandée.

Santé complémentaire (mutuelle d'entreprise)

Depuis la loi ANI de 2016, tout employeur du secteur privé est tenu de proposer une complémentaire santé collective à ses salariés et de prendre en charge au minimum 50 % de la cotisation. Klesia propose des contrats santé adaptés aux PME et TPE des secteurs qu'elle couvre, avec des niveaux de garanties modulables (socle, confort, excellence).

Épargne retraite collective

Klesia distribue également des dispositifs d'épargne retraite collective (PER collectif, article 83 transformé), permettant aux employeurs de proposer un complément de retraite par capitalisation à leurs salariés.

Se connecter à l'espace entreprise Klesia

L'espace employeur Klesia est accessible depuis n'importe quel navigateur à l'adresse klesia.fr.

Gérer les cotisations et les salariés depuis l'espace Klesia

Une fois connecté, l'espace employeur vous donne accès à plusieurs modules de gestion.

Déclarer les effectifs et payer les cotisations

La déclaration des effectifs se fait principalement via la DSN (Déclaration Sociale Nominative), transmise chaque mois à l'ensemble des organismes sociaux, dont Klesia. Pour les employeurs qui ne sont pas encore en DSN, l'espace entreprise Klesia propose un module de saisie manuelle. Les appels de cotisations Agirc-Arrco sont visibles dans l'espace, avec le détail par salarié et par taux applicable.

Le paiement s'effectue en ligne par virement ou prélèvement automatique directement depuis l'espace entreprise. Klesia envoie des rappels en cas de retard et applique des majorations réglementaires en cas de paiement tardif.

Télécharger les justificatifs et certificats

L'espace employeur vous permet de télécharger à tout moment :

• Les attestations de cotisation (utiles pour vos appels d'offres ou vos audits)
• Les appels de fonds trimestriels ou mensuels
• Les relevés de points retraite de vos salariés (sur demande)
• Les certificats d'affiliation aux contrats santé et prévoyance

Gérer les arrêts maladie et dossiers de prévoyance

Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail, vous devez le déclarer à Klesia si celui-ci est couvert par un contrat de prévoyance Klesia. La déclaration se fait depuis la rubrique « Prévoyance » de l'espace employeur. Klesia instruit le dossier et verse les indemnités complémentaires directement au salarié (subrogation possible).

Gérer les adhésions santé

L'espace entreprise permet d'inscrire ou de radier des salariés aux contrats de complémentaire santé Klesia, de mettre à jour les ayants droit (conjoint, enfants) et de consulter les tableaux de garanties applicables.

Qui gère Klesia — cadre réglementaire

Klesia est une institution paritaire placée sous tutelle du ministère chargé de la Sécurité sociale et soumise au Code de la mutualité ainsi qu'au Code des assurances selon les activités exercées.

La gouvernance de Klesia est assurée par un conseil d'administration paritaire, composé à parts égales de représentants patronaux (fédérations professionnelles des branches couvertes) et de représentants syndicaux de salariés (CGT, CFDT, FO, CFE-CGC, CFTC selon les instances). Ce mode de gouvernance garantit que les intérêts des salariés et des employeurs sont représentés équitablement dans les décisions de gestion.

Klesia est agréé par l'Agirc-Arrco pour la collecte des cotisations de retraite complémentaire et la tenue des comptes de points retraite. L'Agirc-Arrco est elle-même placée sous la surveillance de l'ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) pour ses activités d'assurance.

Les contrats de prévoyance et de santé distribués par Klesia sont soumis aux contrôles de l'ACPR et doivent respecter les exigences de solvabilité et de transparence définies par la directive européenne Solvabilité II.

Alternatives — autres organismes de prévoyance pro

Klesia n'est pas le seul groupe de protection sociale paritaire en France. Si votre convention collective vous oriente vers un autre organisme, ou si vous souhaitez comparer les offres pour vos contrats de prévoyance et de santé facultatifs, voici les principales alternatives :

Malakoff Humanis

Malakoff Humanis est le premier groupe de protection sociale paritaire en France par le nombre d'entreprises clientes et de salariés couverts. Il couvre de nombreuses branches professionnelles (services, industrie, commerce) et propose des offres retraite complémentaire, prévoyance et santé. Notre guide Malakoff Humanis espace entreprise détaille la connexion et la gestion depuis l'espace employeur.

AG2R La Mondiale

AG2R La Mondiale couvre notamment les branches de l'alimentaire, de la propreté et des hôtels-cafés-restaurants (en parallèle ou en complément de Klesia selon les accords de branche). Le groupe propose également des solutions d'épargne retraite et de prévoyance haut de gamme pour les dirigeants. Voir notre article AG2R La Mondiale espace entreprise.

Apicil

Apicil est un groupe de protection sociale régionaliste (siège à Lyon) qui couvre des branches professionnelles spécifiques, notamment dans la région Auvergne-Rhône-Alpes. Il propose des contrats collectifs compétitifs pour les PME. Consultez notre guide Apicil espace entreprise.

Les assureurs privés (AXA, Generali, Allianz)

Pour les contrats de prévoyance et de santé facultatifs (non imposés par la branche), les employeurs peuvent se tourner vers des assureurs privés comme AXA, Generali ou Allianz. Ces acteurs proposent souvent plus de flexibilité dans la personnalisation des garanties, mais ne gèrent pas la retraite complémentaire Agirc-Arrco, qui reste toujours confiée à un groupe paritaire agréé.

Questions fréquentes

Comment accéder à l’espace entreprise Klesia ?

Rendez-vous sur klesia.fr et cliquez sur « Espace employeur » ou « Mon espace ». Connectez-vous avec votre identifiant (généralement votre numéro SIRET) et votre mot de passe. Si c'est votre première connexion, utilisez la fonction d'activation de compte avec le code provisoire reçu par courrier lors de votre affiliation. En cas de difficulté, le service employeur Klesia est joignable par téléphone ou via le formulaire de contact en ligne.

Quelles entreprises sont obligatoirement affiliées à Klesia ?

Klesia couvre les employeurs des branches professionnelles suivantes : transport et logistique, commerces de gros, hôtellerie-restauration-tourisme, ainsi que plusieurs secteurs du BTP adjacent. L'affiliation est obligatoire dès lors que votre convention collective désigne Klesia comme institution de retraite complémentaire de référence. En cas de doute, consultez votre convention collective ou contactez directement Klesia pour vérifier votre obligation d'affiliation.

Que peut-on faire depuis l’espace entreprise Klesia ?

L'espace employeur klesia.fr vous permet de déclarer vos effectifs salariés, de payer vos cotisations Agirc-Arrco en ligne, de télécharger vos certificats de cotisation et vos appels de fonds, de signaler et suivre les arrêts maladie et dossiers de prévoyance, et de gérer les adhésions à vos contrats santé et prévoyance complémentaires. Toutes ces démarches sont dématérialisées, sans courrier ni déplacement en agence.

Comment déclarer un arrêt maladie salarié via Klesia ?

Connectez-vous à votre espace employeur sur klesia.fr, accédez à la rubrique « Prévoyance » ou « Gestion des sinistres », puis cliquez sur « Déclarer un arrêt de travail ». Renseignez les informations du salarié concerné (nom, numéro de sécurité sociale, date de début d'arrêt) et joignez le justificatif médical. Klesia prend en charge l'instruction du dossier et vous informe des suites, notamment du versement des indemnités complémentaires.

Klesia est-il différent de Malakoff Humanis ou AG2R La Mondiale ?

Oui. Klesia, Malakoff Humanis et AG2R La Mondiale sont trois groupes de protection sociale paritaires distincts, chacun couvrant des branches professionnelles différentes. Klesia est principalement orienté vers le transport, la logistique et l'hôtellerie-restauration, tandis que Malakoff Humanis et AG2R La Mondiale couvrent d'autres secteurs. L'organisme compétent pour votre entreprise est déterminé par votre convention collective, pas par votre choix.